Développement de la problématique
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C) Prioriser et gérer ses projets
Il est relativement facile de prioriser les tâches de la journée. On le fait généralement de façon spontanée et non structurée. Mais faisons-nous les bons choix ?
Rappelons qu’une bonne gestion de projet implique non seulement de bien faire les choses, mais aussi de faire les bonnes choses. Cela suppose que l'on doit choisir les activités à réaliser et celles qui ne le seront pas.
Comment prioriser ?
Pour prioriser les projets, il existe des outils de gestion de temps et de projets. L’outil qui me paraissait le plus utile à mes projets était d’utiliser la Matrice d’Eisenhower.
La Matrice d’Eisenhower
Conçue par Dwight David Eisenhower, la matrice est composée de 2 axes: l’importance et l’urgence. Ces 2 axes créent 4 quadrants :
Ces axes sont parfois mal définis et la différence entre importance et urgence est difficile à faire.
L’importance d’un projet
L’importance d’une tâche ou d’un projet est basée sur l’impact que celle-ci a sur les objectifs finaux, sur la valeur ajoutée que sa réalisation apporte. Il faut définir les conséquences de la non-réalisation d’un projet, l’effort nécessaire à sa réalisation, le nombre d’heures, le coût et le nombre de personnes impliquées.
Ces critères permettent de distinguer rapidement les projets les plus prenants des autres.
L’axe qui correspond à l’importance d’un projet est le vertical, mais qu’en est-il de l’horizontal représentant l’urgence ?
L’urgence d’un projet
L’urgence de chacune est basée à la fois sur le temps requis pour la réaliser et la date d’échéance. Le sentiment d’urgence vis-à-vis d’une tâche peut être influencé par la précipitation dans l’action qui va nuire à la bonne réalisation du projet. L’urgence est une notion de temps, souvent associée à la deadline, il peut être associé à la question “Pour quand le projet doit-il être prêt ?”.
Cette question peut influencer sur l’importance d’un projet et permet de prioriser les projets selon quatre quadrants.
Pour prioriser les tâches, il faut se baser sur l’ordre suivant :
Q1: important et urgent Q2: important et non-urgent Q3: urgent et non-important Q4: non-urgent et non-important
Afin de présenter certains quadrants et mises en application de cette matrice, je vais m’appuyer sur différents projets réalisés pendant ce stage.
Creative appliques - Coupons
Ce premier projet me permet de présenter un cas “Q1: important et urgent” et d’apporter quelques spécifications à cette matrice.
Description du projet
Creative appliques est un site ecommerce créé en 2007. Il permet la vente de motifs de broderie, de motifs à appliquer et de polices de broderie. Leurs conceptions uniques et tous leurs designs sont numérisés manuellement puis testés pour assurer la meilleure qualité possible. Lors de l’application d’un coupon de réduction sur un produit gratuit, un message d’erreur apparaissait, gênant le parcours utilisateur et bloquant le tunnel de vente
Missions et apports
L’objectif final était la résolution du message d’erreur (voir figuré).
La tâche étant complexe et l’origine inconnue, l’estimation du temps de réalisation augmentait au fur et à mesure de la recherche de l’origine de l’erreur.
Afin de limiter l’impact du problème sur l’utilisateur, le message d’erreur a été modifié de manière à indiquer au client que l’achat pouvait se dérouler dans de bonnes conditions.
Cette action a permis de diminuer l’urgence du projet et de passer en “Q2: important et non-urgent”. La planification ne s’est pas faite puisqu’il n’y avait pas de projets plus importants.
La baisse de ventes engendrée a été réduite par cette solution temporaire, l’urgence a été diminuée. Le projet étant urgent et important, il est passé en tête de liste sur mon planning d’organisation.
Ce projet a été l’occasion de découvrir également un autre type d’organisation, le cas “Q4: non-urgent et non-important”.
Creative appliques - Maintenance
Le projet ne présente pas seulement des missions urgentes, j’ai également pu réaliser des missions peu urgentes et peu importantes.
Missions
Chaque mois, l’équipe Tangible Team doit réaliser une maintenance des plugins et des mises à jour, elle vérifie la présence de nouvelles versions.
La mise à jour se fait seulement si les fonctionnalités resteront inchangées, les plugins nécessitent des prérequis pour fonctionner correctement. Lorsque le thème utilisé par Creative Appliques possède une nouvelle version, il est aussi du devoir de l’équipe de le mettre à jour.
Apports
Cette tâche est dite pas importante et pas urgente, la mise à jour des plugin n’impacte en rien les fonctionnalités du site et son fonctionnement général. De plus le fait que la mise à jour soit mensuelle laisse le temps de réaliser cette tâche lorsqu’il n’y a plus rien d’urgent ni important à faire. L’impact de la non-réalisation de la tâche est minime.
Ces missions sont importantes pour combler les trous dans l’emploi du temps.
La priorité d’un projet impacte sur l’organisation du développeur, il doit réorganiser son emploi du temps et passer en tête de liste les projets les plus importants et gérer au mieux les projets peu importants comme les projets de fond qui entrent dans la case Q4, voir Q3.
L’importance est un choix et l’urgence est un fait.
En mettant la priorité sur l’importance plutôt que l’urgence, nous pouvons obtenir le sentiment de travailler sur les bonnes choses à court, moyen et long terme. Organiser ses projets et son temps de travail selon la matrice Eisenhower permet de prioriser au mieux.