Lorsqu’on parle de flexibilité, on parle de quelque chose qui peut s'adapter aux circonstances particulières. Être flexible permet d’organiser son travail et ses missions dans la durée du projet et dans la journée/semaine de travail.
Pour définir l’importance globale d’un projet, il faut en définir ses contraintes. Cette analyse est essentielle car la réussite d’un ensemble de projet se base sur l’importance globale de chaque tâche.
Les contraintes se répartissent en trois points, temps de formation, le temps de réalisation à la tâche, et la deadline.
Le premier point abordé est l’organisation de ses compétences, autrement appelé le temps de formation, il permet d’appréhender au mieux un projet.
Pour se former, il faut apprendre à évaluer correctement les ressources humaines et non-humaines disponibles en amont du projet et de la mission.
La technique et le moyen de formation utilisés dépendent de la qualité de formation désirée et du temps disponible à l’amélioration de ses compétences.
Une fois formé, il faut réaliser la tâche, qui nécessite une durée de réalisation différente en fonction du projet.
Le temps de développement d’un projet impacte la gestion du temps et donc l’importance du projet. Il faut apprendre à évaluer correctement les difficultés possibles qui peuvent être rencontrées lors de la réalisation du projet, prendre en compte le délai de réponse entre le commanditaire et le prestataire.
De plus, en ayant une idée du temps de réalisation du projet permet de placer des projets courts pendant une période disponible.
Sur des projets plus longs, il faut apprendre à fixer des étapes afin d’avoir une vision globale du projet et ne pas laisser cette tâche en fond trop longtemps.
La dernière contrainte se base sur le critère d’urgence et d’importance. Le critère d’importance est en partie définie par le temps de formation et le temps de réalisation du projet, mais également par ses conséquences en cas de non-réalisation ainsi que l’urgence du projet. La notion d'urgence est difficile à évaluer.
L’urgence est un fait, elle possède une notion de temps. Quand sera la date d’échéance ? Est-ce suffisant pour réaliser le projet ?
Se poser ces questions et les relativiser par rapports aux deux premiers critères permet d’avoir une vision globale de ses projets et de pouvoir le prioriser dans la journée/semaine de travail.
Pour organiser ses projets dans la journée, la semaine ou le mois, il faut prendre en compte les contraintes de chaque projet, ce qui leur donne une importance utile à leur organisation.
Afin d’obtenir une vision globale des projets pour le chef de projet de l’entreprise, ou simplement un développeur, l’entreprise utilise un outil de gestion de projet nommé Trello.
Trello qui est un outil de gestion de projet inspiré par la méthode Kanban. Il est basé sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Une planche est disponible listant les projets où le membre est assigné.
Grâce à cet outil, l’équipe peut s’organiser plus efficacement. Il apporte une vue globale du projet ainsi qu’un point sur son avancement et permet par la suite d’utiliser la matrice d'Eisenhower pour gérer l’importance de chaque projet.
Lorsque Trello n’est pas suffisant pour obtenir toutes les informations nécessaires à la définition de l’importance des projets, des réunions permettant de faire le point sont alors organisées.
Lors des séances de travail dans l’entreprise Tangible, des points sur les projets avec les personnes concernées sont organisées. Les réunions sont rapides, informelles et chacun annonce l’avancée du projet.
Elles permettent d’avoir une vision globale du projet et également d’autres points de vue, comme celui du CEO, ayant plus d’expérience dans le domaine permettant de rediriger le projet s’il diverge ou s’il prend trop de temps.
L’organisation est différente en fonction de chaque projet, il faut prendre en compte les différents critères pour estimer la priorité d’une tâche.
Celle ci impacte l’organisation du développeur, il doit réorganiser son emploi du temps et passer en tête de liste les projets les plus importants et gérer au mieux les projets peu importants.
Organiser ses projets et son temps de travail selon la matrice Eisenhower permet de prioriser au mieux les projets, et d’organiser son emploi du temps dans la semaine.
En s’organisant correctement et méthodiquement, les projets peuvent être priorisés et réalisés aux moments adaptés.